As 3 principais funções no Atlas são:
Administrador (a nível conta)
Proprietário (grupo de trabalho e conteúdo)
Membros (todos os usuários).
Nesse artigo você encontrará a definição de cada um deles, o que ele tem permissão de fazer com esse acesso.
Lembrando que: o Atlas foi criado com base de permissionamento granular, ou seja, o administrador da conta não precisa, necessariamente, ser proprietário em todos os grupos de trabalho. Assim como o proprietário do board, não precisa ser um administrador da conta.
Vamos entender as funções?
Empresa
Administrador: Sua responsabilidade é a gestão do portal, que envolve acessos dos usuários, trilha de auditoria, backup dos dados, configurações de segurança da conta, veja abaixo tudo que essa função pode fazer no Atlas.
Mais algumas funções abaixo:
Criar Boards / Projetos - Como criar um board?
Aprovar usuários para participar do Portal - Como aprovar um novo usuário no Atlas?
Definir outros administradores - Como definir um novo administrador no portal?
Desbloquear usuários - Como desbloquear um usuário?
Backup do portal - Como realizar o backup de administrador?
Trilha de auditoria - Entenda a função "Trilha de Auditoria"!
Permissionamento – Entenda a função de permissionamento!
Gerir pastas e arquivos no campo no campo “Pastas da Empresa” (Base de Conhecimento) - Conheça a nossa base de conhecimento!
Solicitar assinaturas no campo “Pastas da Empresa” (Base de Conhecimento) – Exclusivo Enterprise - Como solicitar assinatura de um documento na base de conhecimento?
Boards
Proprietário: É a pessoa responsável pela gestão desse grupo específico, ou seja, gerencia quem pode visualizar o conteúdo desse grupo (membros), cria o calendário de reuniões futuras, disponibiliza comunicações importantes e materiais normativos. Toda a rotina daquele grupo fica com a pessoa (ou pessoas) nessa função.
Mais algumas funções abaixo:
Criar reuniões - Como criar uma reunião?
Criar comunicados - Como criar um comunicado?
Definir novos Proprietários / Membros - Como adicionar proprietários no board?
Arquivar / Desarquivar Board - Como arquivar e restaurar um board arquivado?
Exportar Dados - Como exportar os dados do board?
Realizar Backup do Board - Como realizar o backup do board?
Editar Nome e Descrição do Board
Gerir pastas e arquivos no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) - Conheça a nossa base de conhecimento!
Solicitar assinaturas no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) – Exclusivo Enterprise -
Membro: É a pessoa no qual pode acessar os conteúdos vinculados ao board, visualizar e interagir com reuniões, comentando em pautas, votações e ações. Possui visibilidade do grupo de trabalho, estando ciente da ocorrência de reuniões e comunicados gerados pelos proprietários.
Mais algumas funções abaixo:
Visualizar as reuniões - Como acessar as reuniões
Visualizar os comunicados - Visualizar os comunicados
Comentar em pautas, ações e votações que tem permissão de ver
Visualizar e baixar documentos que tenha permissão de acessar
Votar e finalizar ações que foram solicitadas para ele
Assinar documentos que foram solicitados para ele – Exclusivo Enterprise - Como assinar através da Inbox?
Realizar Backup do Board - Como realizar o backup do board?
Criar pastas e subir arquivos no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) - Base de Conhecimento: organização, consulta e controle de acesso
Projetos
Proprietário: É a pessoa responsável pela gestão do projeto, ou seja, gerencia quem pode visualizar o conteúdo desse grupo (membros), disponibiliza comunicações importantes e colabora com a organização e definição das ações para que o projeto seja concluído, possuindo total controle sob elas.
Mais algumas funções abaixo:
Criar reuniões - Como criar uma reunião?
Criar comunicados - Como criar um comunicado?
Definir novos Proprietários/Membros - Como criar um novo projeto e adicionar membros
Arquivar / Desarquivar Projeto
Gerar Relatório do Projeto
Realizar Backup do Projeto
Editar Nome e Descrição do Projeto
Gerir pastas e arquivos no campo “Pastas do Projeto” (Base de Conhecimento) - Como adicionar arquivos dentro de uma pasta na base de conhecimento?
Adicionar novas colunas
Gerir colunas
Adicionar novas ações - Como criar uma nova ação no projeto
Gerir ações
Membro: É a pessoa no qual pode acessar os conteúdos vinculados ao projeto, visualizar e interagir com as ações além de poder criá-las. Possui visibilidade do projeto, estando ciente do status das ações.
Mais algumas funções abaixo:
Visualizar as reuniões - Como acessar as reuniões
Visualizar os comunicados - Visualizar os comunicados
Adicionar novas ações - Como criar uma nova ação no projeto
Gerir ações criado pelo mesmo
Realizar Backup do Projeto
Gerir pastas e arquivos criados pelo mesmo, no campo “Pastas do Projeto” (Base de Conhecimento) - Como adicionar arquivos dentro de uma pasta na base de conhecimento?
RESUMINDO:
Sempre associe o proprietário à gestão do conteúdo, para facilitar o entendimento do que ele faz. Seja um proprietário do board, projeto, reunião, pauta ou votação, sua função será a de “gerenciar” o conteúdo específico. Logo, ele poderá criar, editar, excluir, o conteúdo específico.
Recomendamos que a conta tenha 2 ou mais administradores, assim como os grupos de trabalho (board ou projeto) tenham 2 ou mais proprietários. Assim vocês não ficam dependentes de pessoas para processos executados por essas funções.
Ações
Criador: é a pessoa que solicitou a ação para si mesma ou outra pessoa do grupo de trabalho que o conteúdo está. Essa pessoa poderá acompanhar essa ação via Outbox e será notificada quando a ação for finalizada.
Mais algumas funções abaixo:
Editar título, descrição, responsável, inscritos, prazo de entrega e status - Gestão completa de ações: criação, acompanhamento e permissões
Deletar a ação
Finalizar a ação
Adicionar checklist
Enviar comentários
Anexar documentos
Deletar documentos
Editar a visualização do conteúdo (chave verde)
Reenviar a ação (lembrete de pendência)
Responsável: essa é a pessoa que irá executar a ação solicitada. Ela poderá encontrar essa pendência em sua Inbox e é notificado no momento que a ação é criada.
Mais algumas funções abaixo:
Editar título, descrição, responsável, inscritos e status
Adicionar checklist
Deletar a ação
Finalizar a ação
Enviar a ação para revisão
Enviar comentários
Anexar documentos
Deletar documentos adicionados por ele
Inscrito: essa pessoa é uma colaboradora na ação ou precisa ser avisada sobre a sua finalização. Ela receberá notificação por e-mail quando a ação for finalizada.
Mais algumas funções:
Enviar comentários
Anexar documentos
Deletar documentos adicionados por ele
Reuniões
Proprietário: Possui como principal responsabilidade o controle da reunião, podendo editar detalhes – (Como por exemplo, que dia e horário ocorrerão, ou quem participará) - criar e editar ordem das pautas, criar votações e anexar Ata.
Mais algumas funções abaixo:
Definir novos Proprietários / Participantes / Convidados - Como adicionar ou alterar os proprietários da reunião?
Criar pautas - Como criar Pautas: Itens, Sub-Itens e Arquivos Adicionais?
Criar votações - Como criar uma deliberação dentro de uma reunião?
Editar ordem das pautas
Editar detalhes da reunião - Como editar os dados de uma reunião criada?
Avançar e retroceder status de reunião
Anexar e visualizar Ata da reunião
Solicitar assinaturas da Ata da reunião – Exclusivo Enterprise - Como solicitar assinatura da ata?
Participante: É a pessoa que recebe o convite para participar da reunião, atualizações de invite caso haja alguma alteração, avisos de convocação quando as pautas estão definidas, e, o aviso de quando a Ata é publicada.
Mais algumas funções abaixo:
Assinar Atas solicitadas a ele – Exclusivo Enterprise
Convidado: É a pessoa externa que participará da reunião como ouvinte. Recebe o compromisso na agenda com o link da videoconferência para participar.
Veja também:
Manual de uso: ADMINISTRADORES E PROPRIETÁRIOS
Manual de uso: MEMBROS E DIRETOREs
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