A gestão de ações é essencial para garantir que decisões sejam executadas com clareza, organização e responsabilidade. Com os recursos disponíveis no sistema, é possível não apenas criar ações, mas também acompanhar seu progresso, colaborar com outros usuários e controlar acessos e permissões de forma estruturada.
A seguir, você encontrará um guia completo para utilizar todas as funcionalidades relacionadas às ações.
Acesse dentro da reunião e selecione a opção de "Ações" e clique em "Criar Ação"
Você deve escrever o nome da ação e, em seguida, selecionar o responsável por executá-la.
Escreva una pequena descrição da ação e selecione a data de entrega
Como criar e estruturar um checklist em uma ação
O checklist permite dividir uma ação em etapas menores, facilitando o acompanhamento do progresso.
Para criar um checklist:
Acesse a ação desejada;
Clique na aba “Checklist”, ao lado de “Descrição”;
Clique em “Adicionar Item”;
Defina o item e clique em “Salvar”;
Marque os itens conforme forem concluídos para acompanhar o progresso.
Também é possível editar, excluir ou reordenar os itens arrastando-os.
Importante:
Usuários com permissão de interação na ação podem comentar e anexar documentos, contribuindo para o acompanhamento das etapas.
Regras por perfil:
Responsável: pode comentar e anexar documentos.
Inscrito: pode comentar e anexar documentos.
Revisor: pode comentar e anexar documentos.
Criador: pode comentar e anexar documentos
Como editar informações de uma ação
Manter as informações atualizadas é essencial para o bom andamento.
Para editar:
Acesse a ação;
Clique no ícone de lápis ao lado do campo desejado;
Faça a alteração e pressione “Enter”;
Para alterar o prazo, utilize o calendário.
Importante:
A edição é controlada principalmente pelo criador da ação ou por usuários com permissões equivalentes.
Regras por perfil:
Criador:
Pode editar título e descrição;
Pode alterar a data de entrega;
Pode alterar o responsável;
Pode excluir a ação.
Como gerenciar inscritos em uma ação
Os inscritos são notificados e podem interagir com a ação.
Para adicionar inscritos:
Acesse a ação;
No campo “Inscritos”, clique no botão “+”;
Selecione os usuários desejados.
Importante:
Os inscritos podem comentar e anexar documentos, contribuindo diretamente na execução.
Regras por perfil:
Responsável: pode adicionar e remover inscritos.
Criador: pode adicionar e remover inscritos.
Inscrito: pode comentar e anexar documentos.
Como incluir anexos em uma ação
Anexos ajudam a centralizar informações importantes.
Para incluir arquivos:
Acesse a ação;
Vá até a aba “Anexos”;
Clique em “Escolher arquivos”;
Confirme o upload.
Regras por perfil:
Responsável, Inscrito, Revisor e Criador: podem anexar documentos.
Como reenviar notificações de ações pendentes
Para reforçar pendências:
Acesse a ação;
Clique no menu de opções (três pontos);
Selecione “Reenviar ação”.
Importante:
Uma notificação por e-mail será enviada ao responsável pela ação.
Como gerenciar permissões de visualização
Controle quem pode visualizar a ação:
Acesse a ação;
Clique na “Chave verde”;
Adicione ou remova usuários;
Clique em “Salvar”.
Regras por perfil:
Criador: pode gerenciar permissões de visualização.
Como gerenciar o status de uma ação
O status permite acompanhar o ciclo de vida da ação.
Os principais status são:
Aberta
Em andamento
Em revisão (com definição de revisor)
Finalizada
Regras por perfil:
Responsável:
Pode alterar o status para:
Aberta
Em andamento
Em revisão (com seleção de revisor)
Finalizada
Criador:
Possui as mesmas permissões do responsável;
Revisor:
Pode aprovar a ação (finaliza automaticamente);
Pode reprovar a ação (é obrigatório informar o motivo e a ação retorna para “Aberta”).
Observação geral sobre permissões
Todas as regras acima consideram usuários que não são Owner do Board nem da reunião. Caso o usuário possua alguma dessas permissões, seu nível de controle será ampliado, aproximando-se das permissões do Criador da ação.