A Base de Conhecimento é uma biblioteca central que serve como suporte para boards, projetos e documentos institucionais da empresa. Esse espaço permite organizar, armazenar e compartilhar conteúdos importantes como normativos, estatutos, regimentos internos e históricos.
Os documentos são organizados em pastas, que se dividem por cores conforme o tipo e nível de controle.
Estrutura das pastas na Base de Conhecimento
Essas pastas são criadas manualmente e divididas em:
Pastas do Board / Projeto:
Criadas pelos proprietários do board. Permitem a criação de subpastas e inserção de documentos pelos membros.Pastas da Empresa:
Gerenciadas exclusivamente pelos administradores do portal. Usuários possuem apenas acesso de visualização.
Regras importantes:
Apenas Pastas do Board / Projeto permitem controle de acesso via chave verde;
Pastas da Empresa não permitem restrição de visualização, ou seja, a chave verde não se aplica;
A gestão dessas pastas é centralizada nos administradores.
Materiais, Atas e Ações da reunião:
Essas pastas são criadas automaticamente pelo sistema com base nos grupos de trabalho.
Regras importantes:
Não podem ser editadas;
Não permitem inclusão de documentos manualmente;
Não permitem controle de permissões;
Funcionam apenas como organização automática dos conteúdos do sistema.
Como consultar documentos na Base de Conhecimento
Para acessar os conteúdos:
Clique em “Base de Conhecimento” no menu lateral;
Selecione o Board ou Projeto desejado;
Navegue pelas categorias disponíveis:
Pastas do Board / Projeto: documentos inseridos manualmente;
Materiais de Reuniões: arquivos anexados em reuniões;
Atas de Reuniões: registros oficiais;
Ações do Board / Projeto: anexos vinculados às ações
Importante:
As pastas de Materiais de Reuniões, Atas de Reuniões e Ações do Board são somente leitura;
PDFs protegidos com assinatura terão suas assinaturas ocultadas na visualização do portal.
Regras aplicáveis neste contexto:
O acesso aos conteúdos depende das permissões definidas na pasta (quando aplicável);
Em Pastas do Board, a visualização pode ser controlada;
Em Pastas da Empresa e pastas verdes, o acesso não pode ser restringido pelo usuário comum.
Como gerenciar permissões de visualização em pastas
É possível restringir ou liberar o acesso a conteúdos específicos dentro das pastas do board.
Para configurar:
Acesse a Base de Conhecimento;
Entre no Board ou Projeto;
Clique em “Pastas do Board”;
Selecione a pasta desejada;
Clique na “chave verde”;
Adicione ou remova usuários;
Clique em “Salvar”
Ao remover um usuário, ele perde completamente o acesso à pasta, subpastas e arquivos.
Importante:
Para o usuário removido, o conteúdo deixa de existir na visualização.
O proprietário do board que criou a pasta e está removendo a permissão de visualização de alguns membros não poderá retirar a própria permissão de visualização.
Regras importantes:
Essa funcionalidade é válida apenas para Pastas do Board / Projeto;
Pastas da Empresa não permitem alteração de permissões;
Pastas criadas automaticamente pelo sistema não possuem controle de acesso manual;
O controle de acesso é herdado para todas as subpastas e arquivos vinculados.