Funciones de Atlas
Las tres funciones principales de Atlas son:
Administrador, a nivel de cuenta.
Propietario, del grupo de trabajo y del contenido.
Miembro, para todos los usuarios.
En este artículo encontrarás la definición de cada función y las acciones que puede realizar cada usuario según su nivel de acceso.
Atlas utiliza un sistema de permisos granulares. Por lo tanto, el administrador de la cuenta no necesariamente debe ser propietario de todos los grupos de trabajo. Del mismo modo, el propietario de un board no necesita ser administrador de la cuenta.
Empresa
Administrador
El administrador es responsable de la gestión del portal, incluidos los accesos de los usuarios, el registro de auditoría, las copias de seguridad y la configuración de seguridad de la cuenta.
Entre sus funciones se encuentran:
Crear boards y proyectos. Consulta:
Aprobar usuarios para participar en el portal.
Definir otros administradores.
Desbloquear usuarios.
Realizar copias de seguridad del portal.
Consultar el registro de auditoría. Consulta: Conozca la función Registro de Auditoría.
Gestionar los permisos. Consulta: ¿Cómo utilizo la herramienta de permisos?.
Administrar carpetas y archivos en Carpetas de la empresa, dentro de la Base de conocimiento. Consulta: Base de conocimiento: organización, consulta y control de acceso.
Solicitar firmas en Carpetas de la empresa, dentro de la Base de conocimiento. Esta función está disponible exclusivamente para clientes Enterprise.
Boards
Propietario
El propietario es responsable de la gestión de un grupo específico. Puede administrar quiénes pueden visualizar el contenido del grupo, crear el calendario de reuniones, publicar comunicaciones importantes y gestionar materiales normativos.
Entre sus funciones se encuentran:
Crear reuniones. Consulta: Cómo crear una reunión.
Crear comunicados.
Definir nuevos propietarios y miembros.
Archivar o restaurar un board.
Exportar datos.
Realizar copias de seguridad del board. Consulta: Cómo realizar el backup del Board.
Editar el nombre y la descripción del board.
Administrar carpetas y archivos en Carpetas del board, dentro de la Base de conocimiento. Consulta: Base de conocimiento: organización, consulta y control de acceso.
Solicitar firmas en Carpetas del board, exclusivamente para clientes Enterprise.
Miembro
El miembro puede acceder al contenido asociado al board, visualizar e interactuar con reuniones, comentar puntos de agenda, participar en votaciones y consultar acciones.
Entre sus funciones se encuentran:
Visualizar reuniones.
Visualizar comunicados.
Comentar en puntos de agenda, acciones y votaciones a los que tenga permiso de acceso.
Visualizar y descargar documentos autorizados.
Votar y finalizar acciones que le hayan sido asignadas.
Firmar documentos solicitados, exclusivamente para clientes Enterprise.
Realizar copias de seguridad del board.
Crear carpetas y cargar archivos en Carpetas del board, dentro de la Base de conocimiento.
Acceder al chat del Board. Consulta: Cómo acceder al Chat.
Proyectos
Propietario
El propietario es responsable de la gestión del proyecto. Puede administrar quiénes pueden visualizar su contenido, publicar comunicaciones importantes, organizar las acciones y colaborar en su definición y seguimiento.
Entre sus funciones se encuentran:
Crear proyectos. Consulta: Cómo crear un Proyecto.
Crear reuniones. Consulta: Cómo crear una reunión.
Crear comunicados.
Definir nuevos propietarios y miembros. Consulta: Cómo crear un nuevo proyecto y agregar miembros.
Archivar o restaurar proyectos.
Generar informes del proyecto.
Realizar copias de seguridad del proyecto.
Editar el nombre y la descripción del proyecto.
Administrar carpetas y archivos en Carpetas del proyecto, dentro de la Base de conocimiento. Consulta: Base de conocimiento: organización, consulta y control de acceso.
Agregar nuevas columnas.
Gestionar columnas.
Crear nuevas acciones. Consulta: Cómo crear una nueva acción en el proyecto.
Gestionar acciones.
Miembro
El miembro puede acceder al contenido del proyecto, visualizar e interactuar con las acciones, además de crear nuevas acciones.
Entre sus funciones se encuentran:
Visualizar reuniones.
Visualizar comunicados.
Crear nuevas acciones. Consulta: Cómo crear una nueva acción en el proyecto.
Gestionar las acciones creadas por él mismo.
Realizar copias de seguridad del proyecto.
Gestionar las carpetas y los archivos creados por él mismo en Carpetas del proyecto, dentro de la Base de conocimiento.
Resumen
El propietario debe asociarse siempre con la gestión del contenido. Ya sea propietario de un board, proyecto, reunión, punto de agenda o votación, su función será administrar ese contenido específico. Por lo tanto, podrá crearlo, editarlo y eliminarlo, de acuerdo con los permisos disponibles.
Recomendamos que cada cuenta tenga dos o más administradores y que cada grupo de trabajo, board o proyecto, tenga dos o más propietarios. De esta manera, la organización no dependerá de una sola persona para ejecutar procesos relacionados con estas funciones.
Acciones
Creador
El creador es la persona que solicita una acción para sí misma o para otra persona del grupo de trabajo al que pertenece el contenido. Puede hacer seguimiento de la acción desde la Outbox y recibirá una notificación cuando la acción sea finalizada.
Entre sus funciones se encuentran:
Editar el título, la descripción, el responsable, los inscritos, la fecha límite y el estado.
Eliminar la acción.
Finalizar la acción.
Agregar una lista de verificación.
Enviar comentarios.
Adjuntar documentos.
Eliminar documentos.
Editar la visibilidad del contenido mediante la llave verde.
Reenviar la acción como recordatorio de pendiente.
Responsable
El responsable es la persona que debe ejecutar la acción solicitada. Puede encontrar la tarea pendiente en su Inbox y recibe una notificación cuando se crea la acción.
Entre sus funciones se encuentran:
Editar el título, la descripción, el responsable, los inscritos y el estado.
Agregar una lista de verificación.
Eliminar la acción.
Finalizar la acción.
Enviar la acción para revisión.
Enviar comentarios.
Adjuntar documentos.
Eliminar los documentos que haya agregado.
Inscrito
El inscrito es una persona que colabora en la acción o que necesita ser notificada cuando esta finalice. Recibirá una notificación por correo electrónico al completarse la acción.
Entre sus funciones se encuentran:
Enviar comentarios.
Adjuntar documentos.
Eliminar los documentos que haya agregado.
Para obtener más información sobre la creación y el seguimiento de acciones, consulta: Cómo crear una nueva acción en el proyecto.
Reuniones
Propietario
El propietario es responsable de controlar la reunión. Puede editar sus detalles, como la fecha, el horario y los participantes; crear y modificar el orden de los puntos de agenda; crear votaciones y adjuntar el acta.
Entre sus funciones se encuentran:
Definir nuevos propietarios, participantes e invitados.
Crear puntos de agenda. Consulta: Cómo crear puntos de agenda: ítems, subítems y archivos adicionales.
Crear votaciones y deliberaciones. Consulta: Acceso y visualización de la deliberación.
Crear acciones. Consulta: Cómo crear una nueva acción en el proyecto.
Editar el orden de los puntos de agenda.
Editar los detalles de la reunión. Consulta: Cómo editar los datos de una reunión creada.
Avanzar o retroceder el estado de la reunión.
Adjuntar y visualizar el acta. Consulta: Cómo agregar un acta en Atlas.
Solicitar firmas del acta, exclusivamente para clientes Enterprise. Consulta: Cómo solicitar la firma del acta.
Participante
El participante recibe la invitación para asistir a la reunión, las actualizaciones de la invitación cuando se realizan cambios, los avisos de convocatoria cuando se definen los puntos de agenda y la notificación cuando se publica el acta.
Entre sus funciones se encuentra:
Firmar las actas que le hayan sido solicitadas, exclusivamente para clientes Enterprise.
Invitado
El invitado es una persona externa que participa en la reunión como oyente. Recibe el evento en su calendario junto con el enlace de la videoconferencia.
También puedes consultar
Esperamos que disfrutes de nuestro servicio y encuentres la información que necesitas en nuestra Central de Ayuda. Si puedes evaluar este artículo, nos ayudarás a comprender cómo podemos mejorar y ofrecer un servicio cada vez mejor.