Crear una reunión en Atlas es un proceso simple e intuitivo, que permite organizar encuentros de forma rápida y estructurada.
En Atlas, existen tres maneras de iniciar la creación de una reunión. Aunque las rutas de acceso son diferentes, el proceso de creación es exactamente el mismo en todas las opciones. El portal ofrece múltiples formas de acceso para facilitar la experiencia del usuario.
Puede comenzar de una de las siguientes maneras:
Desde la Home: Haga clic en el botón “+” de color morado, ubicado en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “Crear nueva Reunión”.
Desde la opción Reuniones: Acceda a la sección “Reuniones” en el menú principal y haga clic en “Crear nueva Reunión”.
Desde el Board: Ingrese al área de “Boards”, seleccione el board correspondiente y haga clic en el botón “+” al lado de “Reuniones”.
Después de elegir cualquiera de estas opciones, siga los mismos pasos para crear la reunión:
Seleccione el board al cual estará vinculada la reunión y haga clic en “Siguiente”.
Complete la siguiente información al crear la reunión:
Título de la reunión: Defina un nombre claro y objetivo que identifique fácilmente el propósito del encuentro.
Fecha de la reunión: Seleccione el día en que se realizará la reunión.
Hora de inicio: Indique la hora exacta de inicio.
Duración: Defina el tiempo estimado del encuentro.
Recurrencia (opcional): Si la reunión se realiza de forma periódica, puede configurar la recurrencia para que el sistema cree automáticamente las próximas ocurrencias según la frecuencia definida.
Ubicación: Complete este campo si la reunión es presencial, indicando la dirección o el lugar donde se llevará a cabo.
Videoconferencia: Si la reunión es virtual, seleccione la opción de videoconferencia deseada. La más común es Microsoft Teams. Al elegir la plataforma durante la creación, el sistema generará automáticamente el enlace de acceso a la reunión.
Seleccione los participantes que deberán recibir la invitación del evento. Puede optar por activar o no la opción “Enviar invitación a los participantes e invitados” en el momento de la creación.
Importante:
El envío de invitaciones solo puede aplicarse a reuniones futuras.
Al activar esta opción, el sistema enviará automáticamente las invitaciones a los participantes seleccionados y no será posible desactivarla posteriormente.
Si el envío de la invitación no se activa en el momento de la creación, los propietarios de la reunión podrán activarlo posteriormente editando la reunión mientras esté en el estado “Definición de puntos de agenda”.
Haga clic en “Siguiente” y luego seleccione la opción “Confirmar” para que la reunión sea creada.
Una vez finalizado el proceso, la reunión quedará registrada automáticamente en el sistema y los participantes seleccionados recibirán la invitación según la configuración realizada.