¿Qué es la Revisión de Actas?
La Revisión de Actas es una funcionalidad de Atlas GOV que permite a consejeros y miembros revisar el acta de una reunión, agregando comentarios y sugerencias directamente en el documento.
Con el apoyo de la Inteligencia Artificial (IA), el sistema incluso puede aplicar automáticamente las sugerencias realizadas en los comentarios, haciendo que el proceso sea más ágil, colaborativo y trazable.
El resultado es un flujo de aprobación más organizado, transparente y eficiente.
¿Quién puede utilizar esta funcionalidad?
La Revisión de Actas con recursos de IA está disponible para:
Clientes del Plan Legacy
Clientes Enterprise con el add-on Atlas AI Insights contratado
Los clientes sin IA continúan utilizando el flujo tradicional de creación y edición de actas, sin la función de resolución automática de comentarios.
Requisitos previos
Para utilizar la Revisión de Actas con IA, es necesario:
Contar con Plan Legacy activo o Enterprise con Atlas AI Insights;
Activar las funcionalidades de IA en las Configuraciones Adicionales del portal;
Realizar la reunión con Atlas AI Notetaker activo (para que el acta se genere automáticamente con base en la transcripción).
Idioma del acta y del audio
El idioma del acta generada y del audio (Meeting Cast) sigue el idioma configurado en la instancia del cliente (entorno de la empresa).
No se basa en el idioma individual de cada usuario.
Si el cliente desea cambiar el idioma de la instancia, debe ponerse en contacto con el equipo Atlas.
Cómo funciona la Revisión de Actas
1️⃣ Activar la Inteligencia Artificial
El administrador debe acceder a Configuraciones Adicionales y activar los recursos de IA (Notetaker, Meeting Cast e Insights).
Sin esta activación, las funcionalidades de IA no estarán disponibles para los usuarios.
2️⃣ Crear la reunión y generar el acta
Al crear la reunión:
Si el cliente tiene la IA activa, el acta será generada automáticamente por Atlas AI, con base en la transcripción.
Si no tiene IA, el acta seguirá el modelo tradicional (creación manual).
3️⃣ Iniciar el proceso de revisión
Una vez generada el acta, el responsable envía el documento para revisión.
Los revisores reciben una notificación informando que la revisión ha sido iniciada.
Importante:
La notificación de “Revisión Final Concluida” se envía automáticamente cuando el último revisor termina su análisis.
4️⃣ Los revisores agregan comentarios
Los revisores pueden:
Insertar comentarios directamente en el acta;
Sugerir ajustes en el texto.
Todos los comentarios son visibles para los demás revisores, permitiendo una revisión colaborativa, similar a Word o Google Docs.
5️⃣ Resolver comentarios con Atlas AI
El responsable del acta puede seleccionar un comentario y hacer clic en:
“Resolver con Atlas AI”.
La IA analiza la sugerencia y aplica automáticamente la modificación en el texto.
Ejemplo:
Si un revisor solicita que un fragmento sea menos técnico o más resumido, la IA reescribe el contenido según lo solicitado.
Esta función requiere Atlas AI Insights activo. Sin IA, los ajustes deben realizarse manualmente.
6️⃣ Editar manualmente (si es necesario)
El responsable también puede editar el acta manualmente en cualquier momento durante el proceso de revisión.
7️⃣ Solicitar una nueva ronda de revisión
Si se requieren nuevos ajustes, es posible iniciar una nueva ronda de revisión, reenviando el documento actualizado a los revisores.
8️⃣ Publicar el acta
Después de todas las revisiones y aprobaciones:
El responsable hace clic en “Publicar”.
El acta queda disponible para todos los miembros.
Se inicia el flujo de firma digital (según la configuración del cliente).
Después de la publicación, no es posible volver a la etapa de revisión. El proceso de firma sigue el mismo modelo tradicional de Atlas GOV.
Puntos importantes
El idioma del acta y del Meeting Cast es definido por la instancia del cliente.
Los clientes Enterprise sin IA siguen el flujo tradicional.
La resolución automática de comentarios requiere Atlas AI Insights.
Después de la publicación, no es posible reabrir la revisión.
Las mejoras en el flujo de notificaciones están en desarrollo.