Disponible en el plan Enterprise, la funcionalidad Actas de Reuniones centraliza las actas publicadas en el portal. Permite consultar documentos, visualizar el historial y aplicar filtros. El Libro de Actas registra oficialmente las decisiones.
Disponible exclusivamente en el plan Enterprise, la funcionalidad Actas de Reuniones reúne, en un solo lugar, todas las actas publicadas en el portal de la empresa. En esta área es posible consultar documentos, visualizar el historial y aplicar filtros por boards/proyectos o por período.
Dentro de esta funcionalidad se encuentra el Libro de Actas, que funciona como un registro oficial de las decisiones tomadas en las reuniones de la empresa, como reuniones del consejo o asambleas.
Este registro contribuye a mantener la transparencia, la organización y el cumplimiento legal, además de servir como referencia para auditorías y revisiones futuras.
FUNCIONES PRINCIPALES
Panel de estado de las actas
El panel presenta un resumen de la situación de las actas en el Portal:
En curso: el documento aún está en proceso de creación.
Pendiente de firmas: el documento fue finalizado, pero todavía faltan firmas.
Firmado: el documento ya cuenta con todas las firmas necesarias.
Publicado: el documento fue finalizado, firmado y ya está disponible en el Portal.
Historial de documentos
En la pestaña Historial de documentos puede visualizar todas las actas y seguir el estado de cada una:
Cancelado: el documento fue invalidado.
Esperando firma: el documento está listo y a la espera de alguna firma.
Firmado: el documento ya posee todas las firmas necesarias.
Pendiente de firmas: faltan firmas de una o más partes.
Publicado: el documento fue concluido y está disponible para consulta.
Libros de Actas generados
En la pestaña Libros de actas generados puede visualizar todos los Libros de Actas que ya fueron creados en el Portal.
Carga de documentos externos
La opción Carga de documentos externos permite importar documentos que no fueron creados dentro de Atlas para incluirlos en el Libro de Actas.
Acciones disponibles en los documentos
En la pestaña Historial de documentos, al hacer clic en los tres puntos al lado de un documento, puede realizar las siguientes acciones:
Solicitar firma → iniciar el proceso de recolección de firmas.
Eliminar documento → remover el documento del sistema.
Descargar documento → descargar el archivo.
Cuadro de firmas → visualizar el estado de las firmas.
Visualizar reunión → acceder a los detalles de la reunión en la que se discutió el acta.
Importante
La funcionalidad Actas de Reuniones y Libro de Actas está disponible únicamente para clientes del plan Enterprise.
Para que un acta sea considerada finalizada y válida para registro, es necesario que todas las firmas estén completas y que el documento tenga el estado Publicado.
Los documentos importados mediante la opción Carga de documentos externos no pasan por el flujo de creación dentro de la plataforma, siendo responsabilidad del usuario garantizar la veracidad e integridad de la información.