Para crear puntos de agenda en una reunión, siga los pasos a continuación:
Acceda a la reunión en la que desea agregar ítems de agenda.
Haga clic en el botón “Crear ítem de agenda”.
Seleccione el tipo de punto: Agenda o Deliberación de agenda.
La opción Intervalo puede utilizarse para agregar un breve receso durante la reunión.
Si selecciona Agenda, informe el título del ítem, la duración y elija la persona responsable.
Si selecciona Deliberación de agenda, será necesario informar:
El título del tema a deliberar;
El tipo de deliberación;
Los participantes que votarán en este punto.
Para cada ítem de agenda creado, también es posible agregar comentarios y subir archivos.
Creación de puntos de agenda con subítems
Una agenda bien estructurada hace que las reuniones sean más claras y objetivas. Con la nueva función de subítems, es posible organizar mejor los temas, dividiendo los tópicos principales en subtemas.
La creación de subítems sigue una lógica simple:
Cree un ítem de agenda normalmente (como un tema principal);
Después de crear los ítems, identifique cuál desea transformar en subítem;
Puede:
Activar la opción de subítem, o
Arrastrar el ítem para posicionarlo debajo y dentro del ítem deseado;
4. El sistema reorganizará automáticamente la estructura.
Cuando un ítem se define como subítem, pasa a pertenecer al ítem inmediatamente anterior.
Por ejemplo:
Si existen el Ítem 2 y el Ítem 3;
Al transformar el Ítem 3 en subítem;
Pasará a mostrarse como 2.1, quedando dentro del Ítem 2.
Importante
Los subítems siempre se vinculan al ítem anterior;
Es posible reorganizar la estructura arrastrando los ítems;
Sirven para detallar mejor los temas principales;
Mejoran la organización y la comprensión de la agenda;
Son ideales para tópicos con múltiples puntos de discusión.
Cómo cambiar el orden de los puntos de agenda
Para cambiar el orden de los ítems de agenda:
Haga clic en el ítem y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo.
El sistema ajustará el horario automáticamente.
Cómo agregar Archivos Adicionales
Al crear los puntos principales de la reunión, ahora es posible agregar documentos adicionales como material de apoyo para los participantes, sin necesidad de incluirlos dentro de un ítem de agenda.
Para acceder a este recurso, dentro de la reunión:
Seleccione “Archivos Adicionales”;
Haga clic en la opción “Subir Archivos Adicionales” o en el botón “+” al lado de “Archivos Adicionales”.
Esta acción solo puede ser realizada por los propietarios de la reunión.
Al agregar estos archivos, los usuarios podrán visualizarlos y descargarlos según sea necesario. Los formatos compatibles incluyen PDF, Word, PowerPoint y Excel (en el caso de Excel, el sistema no procesará el archivo, que estará disponible únicamente para descarga). Es importante destacar que estos documentos no se incorporarán al Bluebook ni a la base de conocimiento.
Si un documento agregado en esta sección es eliminado, podrá restaurarse haciendo clic en la “Papelera”.