¿Por qué es necesario este procedimiento?
El Notetaker fue desarrollado para garantizar:
La seguridad de la información registrada.
La integridad de la transcripción.
La confiabilidad del contenido final de la reunión.
Cuando el sistema identifica una ausencia prolongada de actividad —silencio o una sala sin interacción—, interpreta que la reunión terminó y finaliza automáticamente la transcripción.
Este comportamiento es intencional y evita:
El registro indebido de conversaciones informales o paralelas.
La captación de ruido ambiente.
La fragmentación o inconsistencia en el procesamiento de la reunión.
Riesgos relacionados con la confidencialidad y la gobernanza de la información.
¿Qué ocurre después de la finalización automática?
Una vez que el Notetaker se desconecta por falta de actividad:
La transcripción se da por concluida.
No es posible reabrirla ni complementarla.
El robot no regresa automáticamente a la misma sesión.
Por eso, si la reunión continúa después de una pausa, es indispensable reintegrarlo de forma manual.
Comportamiento del Notetaker
El Notetaker monitorea la presencia y la actividad en la reunión. Si permanece solo en la sala y no identifica interacción ni captación de audio durante un determinado período, entiende que la reunión terminó y se desconecta automáticamente.
Importante: en esa situación, el bot no vuelve por sí solo.
Procedimiento recomendado en caso de pausa
Siempre que haya una pausa programada en una reunión larga, siga estos pasos.
1. Retirar el Notetaker antes de la pausa
Antes de iniciar el intervalo, retire el Notetaker de la reunión (“Kick”). Así se evita que la transcripción se finalice automáticamente por ausencia de actividad.
2. Reintegrar el Notetaker al retomar
Al reanudar la reunión, utilice el botón “Ingresar con Atlas AI” para reintegrarlo. El robot solicitará el acceso nuevamente y retomará la transcripción.
3. No dejar el robot solo
Evite que el Notetaker permanezca solo en la sala durante períodos prolongados; vuelva a admitirlo únicamente cuando la reunión se reanude.
Buenas prácticas recomendadas
Retire el Notetaker siempre que la reunión:
Se extienda de la mañana a la tarde.
Tenga pausa para el almuerzo.
Tenga intervalos prolongados.
Esta práctica asegura la continuidad y evita interrupciones en el registro.
Conclusión
Para garantizar estabilidad y continuidad en la transcripción:
Dé siempre “Kick” al Notetaker en las pausas largas.
Utilice el botón “Ingresar con Atlas AI” al retomar la reunión.
Evite dejar el robot solo en la sala por mucho tiempo.
Seguir estas orientaciones reduce fallas, protege la información y asegura mayor eficiencia en el proceso de transcripción.