La Base de Conocimiento es una biblioteca central que sirve como soporte para boards, proyectos y documentos institucionales de la empresa. Este espacio permite organizar, almacenar y compartir contenidos importantes como normativas, estatutos, reglamentos internos e históricos.
Los documentos se organizan en carpetas, que se diferencian por colores según el tipo y nivel de control.
Estructura de las carpetas en la Base de Conocimiento
Estas carpetas se crean manualmente y se dividen en:
Carpetas del Board / Proyecto:
Creadas por los propietarios del board. Permiten la creación de subcarpetas y la incorporación de documentos por parte de los miembros.
Carpetas de la Empresa:
Gestionadas exclusivamente por los administradores del portal. Los usuarios solo tienen acceso de visualización.
Reglas importantes:
Solo las Carpetas del Board / Proyecto permiten control de acceso mediante la llave verde;
Las Carpetas de la Empresa no permiten restricción de visualización, es decir, la llave verde no aplica;
La gestión de estas carpetas está centralizada en los administradores.
Materiales, Actas y Acciones de la reunión:
Estas carpetas son creadas automáticamente por el sistema con base en los grupos de trabajo.
Reglas importantes:
No pueden ser editadas;
No permiten la incorporación manual de documentos;
No permiten control de permisos;
Funcionan únicamente como organización automática de los contenidos del sistema.
Cómo consultar documentos en la Base de Conocimiento
Para acceder a los contenidos:
Haga clic en “Base de Conocimiento” en el menú lateral;
Seleccione el Board o Proyecto deseado;
Navegue por las categorías disponibles:
Carpetas del Board / Proyecto: documentos incorporados manualmente;
Materiales de Reuniones: archivos adjuntos en reuniones;
Actas de Reuniones: registros oficiales;
Acciones del Board / Proyecto: adjuntos vinculados a las acciones.
Importante:
Las carpetas de Materiales de Reuniones, Actas de Reuniones y Acciones del Board son de solo lectura;
Los PDFs protegidos con firma tendrán sus firmas ocultas en la visualización dentro del portal.
Reglas aplicables en este contexto:
El acceso a los contenidos depende de los permisos definidos en la carpeta (cuando corresponda);
En las Carpetas del Board, la visualización puede ser controlada;
En las Carpetas de la Empresa y carpetas verdes creadas automáticamente, el acceso no puede ser restringido por el usuario común.
Cómo gestionar permisos de visualización en carpetas
Es posible restringir o habilitar el acceso a contenidos específicos dentro de las Carpetas del Board.
Para configurarlo:
Acceda a la Base de Conocimiento;
Ingrese al Board o Proyecto;
Haga clic en “Carpetas del Board”;
Seleccione la carpeta deseada;
Haga clic en la “llave verde”;
Agregue o elimine usuarios;
Haga clic en “Guardar”.
Al eliminar un usuario, este pierde completamente el acceso a la carpeta, subcarpetas y archivos.
Importante:
Para el usuario eliminado, el contenido deja de existir en su visualización;
El propietario del board que creó la carpeta y está retirando permisos a otros miembros no podrá eliminar su propio permiso de visualización.
Reglas importantes:
Esta funcionalidad es válida únicamente para Carpetas del Board / Proyecto;
Las Carpetas de la Empresa no permiten modificación de permisos;
Las carpetas creadas automáticamente por el sistema no cuentan con control de acceso manual;
El control de acceso se hereda a todas las subcarpetas y archivos vinculados.