La gestión de permisos permite a los administradores añadir usuarios a contenido al que aún no tienen acceso. Esta función resulta especialmente útil en determinadas situaciones.
A continuación, se muestran algunos ejemplos de situaciones en las que se puede aplicar la gestión de permisos:
Ejemplo 1: Si un tablero tiene un único propietario y este ya no forma parte de la empresa sin haber añadido otro propietario, el administrador puede usar la pantalla de permisos para añadir un nuevo usuario responsable de gestionar dicho tablero.
Ejemplo 2: Cuando es necesario otorgar acceso a los participantes al historial de reuniones, la gestión de permisos permite concederlo rápidamente e incluso de forma masiva.
Ahora que conoce algunos casos de uso, veamos cómo realizar el proceso en la práctica:
Haga clic en su foto de perfil, situada en la esquina superior derecha de la pantalla.
Acceda a la opción "Administración".
Seleccione "Permisos".
Aparecerá la pantalla de permisos, donde los administradores pueden otorgar permisos masivos a Tableros, Proyectos o Reuniones.
Elija el área a la que desea otorgar acceso: Reuniones, Tableros o Proyectos.
Otorgar permisos para reuniones
Los filtros permiten localizar rápidamente las reuniones para las que el usuario recibirá permisos. Puede buscar por propietario actual, tableros y proyectos, o por fecha específica, incluyendo la opción de mostrar reuniones sin propietario.
Tras configurar los filtros, se mostrarán las reuniones correspondientes, lo que le permitirá seleccionar todas o solo algunas para otorgar permisos masivos. El administrador puede otorgar permisos como Lector, Participante o Propietario, facilitando así la gestión del acceso de los usuarios.
Al seleccionar reuniones, el botón "Establecer permisos" se pondrá verde y mostrará el número de reuniones. A continuación, puede hacer clic para confirmar la selección.
Utilice el campo de búsqueda para localizar al miembro al que desea otorgar permisos y haga clic en Siguiente.
Si el usuario no es miembro de algunos de los tableros y proyectos relacionados con las reuniones seleccionadas, se le preguntará si desea otorgar acceso a dichas reuniones. Seleccione el tipo de permiso que debe recibir: miembro o propietario.
A continuación, aparecerá la pantalla de confirmación.
Otorgar permisos para tableros y proyectos
El administrador puede seleccionar al propietario actual o marcar la opción "Sin propietario" para localizar el tablero o proyecto, según la selección anterior.
Luego, aparecerán los tableros o proyectos que se pueden seleccionar, ya sea en total o uno específico.
En esta sección, puede definir si el permiso será de propietario o de miembro.
Utilice el campo de búsqueda para localizar al miembro al que desea otorgar permisos y haga clic en Siguiente.
Aparecerá la pantalla de confirmación y, tras confirmarla, Atlas solicitará el token.
Al confirmar el token, Atlas mostrará el siguiente mensaje: "Éxito! Se están añadiendo los permisos. Esto puede tardar unos minutos. Puedes consultar el progreso en el historial de solicitudes".
¡Importante!
La gestión de permisos es una herramienta poderosa para los administradores, ya que les permite otorgar acceso al contenido de forma rápida y segura, ya sea añadiendo nuevos administradores a los tableros o compartiendo el historial de reuniones con los participantes.
Sigue cada paso con atención y confirma los cambios con el token que recibirás en tu teléfono móvil. Mantener el control de acceso es fundamental para garantizar la integridad y la seguridad de los datos en la plataforma.