Disponível exclusivamente no plano Enterprise, a funcionalidade Atas de Reuniões reúne, em um único lugar, todas as atas publicadas no portal da empresa. Nessa área, é possível consultar documentos, visualizar o histórico e aplicar filtros por boards/projetos ou período.
Dentro dessa funcionalidade está o Libro de Atas, que funciona como um registro oficial das decisões tomadas nas reuniões da empresa, como reuniões do conselho ou assembleias.
Esse registro ajuda a manter a transparência, a organização e a conformidade legal, além de servir como referência para auditorias e revisões futuras.
FUNÇÕES PRINCIPAIS
1. Painel de status das atas
O painel apresenta um resumo da situação das atas no Portal:
Em andamento: o documento ainda está sendo criado.
Pendente de assinaturas: o documento foi finalizado, mas ainda faltam assinaturas.
Assinado: o documento já foi assinado por todas as partes.
Publicado: o documento foi finalizado, assinado e já está disponível no Portal.
2. Histórico de Documentos
Na aba Histórico de Documentos você pode visualizar todas as atas e acompanhar o status de cada uma:
Cancelado: o documento foi invalidado.
Aguardando assinatura: o documento está pronto, aguardando alguma assinatura.
Assinado: o documento já possui todas as assinaturas necessárias.
Pendente de assinaturas: ainda faltam assinaturas de uma ou mais partes.
Publicado: o documento foi concluído e está disponível para consulta.
3. Livros de Atas gerados
Na aba Livros de atas gerados, você pode visualizar todos os Livros de Atas que já foram criados no Portal.
4. Upload de Documentos Externos
A opção Upload de Documentos Externos permite importar documentos que não foram criados dentro do Atlas para incluí-los no Livro de Atas.
Ações Disponíveis Nos Documentos
Na aba Histórico de Documentos, ao clicar nos três pontinhos ao lado de um documento, você pode realizar algumas ações:
Solicitar assinatura → iniciar o processo de coleta de assinaturas.
Excluir documento → remover o documento do sistema.
Baixar documento → fazer o download do arquivo.
Quadro de assinaturas → visualizar o status das assinaturas.
Visualizar reunião → acessar os detalhes da reunião em que a ata foi discutida.
Importante:
A funcionalidade de Atas de Reuniões e Libro de Atas está disponível apenas para clientes do plano Enterprise.
Para que uma ata seja considerada finalizada e válida para registro, é necessário que todas as assinaturas sejam concluídas e que o documento esteja com status Publicado.
Documentos importados por meio de Upload de Documentos Externos não passam pelo fluxo de criação dentro da plataforma, sendo de responsabilidade do usuário garantir a veracidade e integridade das informações.